Vous recherchez des informations sur la planification et l'organisation d'une collecte de fonds pour un barbecue ? Si vous cherchez une façon amusante de collecter des fonds pour une organisation à but non lucratif, organiser un barbecue pourrait bien être une excellente idée. Si l'événement est un succès, il pourrait devenir un événement phare pour votre organisation auquel les gens de votre communauté ont hâte de participer chaque année.
À propos des collectes de fonds pour le Cook-Off
Les collectes de fonds culinaires sont très populaires. Ils constituent un excellent moyen de rehausser le profil d'une organisation dans la communauté où elle opère tout en attirant et en établissant des relations avec des donateurs individuels et des entreprises. Les préparations culinaires impliquent la participation d'équipes qui préparent de grandes quantités de leurs recettes préférées qui sont fournies aux juges et données (ou vendues) aux participants pour qu'ils les essayent. Les équipes paient pour participer, les participants paient pour y assister, des prix sont décernés et tout le monde passe un bon moment !
- Si vous vivez dans une communauté de toute taille, il y a de fortes chances qu'il y ait déjà plusieurs grands événements culinaires locaux réussis organisés chaque année avec des friandises comme du chili, des ailes de poulet, du gombo, du ragoût irlandais et, bien sûr, barbecue.
- S'il n'y a pas encore de barbecue local (ou si cela ne vous dérange pas de faire face à une certaine concurrence) et que le barbecue est populaire dans la région où est située votre organisation, vous voudrez peut-être envisager de planifier un de ces types d'événements qui vous est propre.
Si, pour une raison quelconque, vous pensez qu'un événement sur le thème du barbecue n'est pas approprié pour votre organisation ou s'il existe déjà un barbecue organisé dans votre région avec lequel vous ne voulez pas rivaliser, vous pouvez appliquer les informations sur l’organisation de ce type d’événement à presque n’importe quel type d’idée de collecte de fonds.
Planifier une collecte de fonds pour un barbecue
Avant de décider d'organiser une collecte de fonds pour un barbecue, il est important de comprendre qu'il s'agit d'une entreprise importante qui nécessitera un peu de soutien en matière de planification, de marketing et d'exploitation. Il faudra plusieurs mois pour planifier et promouvoir efficacement ce type d’événement. En tant que nouvel événement, il se peut qu’il ne récolte pas beaucoup d’argent au cours de sa première année. Cependant, même si votre événement démarre avec seulement quelques équipes et un nombre relativement restreint de participants, il peut devenir une collecte de fonds annuelle majeure pour votre organisation s'il est bien organisé et commercialisé efficacement.
Établir un comité
Préparer un barbecue réussi nécessitera les efforts de nombreuses personnes. Avant d'aller trop loin dans la planification, constituez un comité afin d'être certain que vous disposerez de suffisamment de main-d'œuvre pour atteindre votre objectif. Contactez les membres du conseil d’administration de votre organisation et d’autres bénévoles pour obtenir de l’aide.
Choisissez une date
Lorsque vous choisissez une date, il est important de considérer ce qui se passe d'autre dans votre communauté. Évitez de planifier votre collecte de fonds pour qu'elle coïncide avec des événements établis dans la région. Recherchez un moment où aucun autre événement de collecte de fonds lié à l’alimentation n’est déjà prévu. Il est également important de prendre en compte les facteurs météorologiques lors du choix d'une heure. Évitez de sélectionner des heures où des conditions météorologiques extrêmes sont courantes dans votre ville.
Choisissez un thème
Sélectionnez un thème pour votre événement. Vous souhaiterez peut-être opter pour un thème général « meilleur barbecue » ou vous concentrer sur un type particulier de barbecue. Vous pouvez concentrer votre préparation sur la recherche des meilleures côtes levées, du porc effiloché, du bœuf barbecue, de la sauce barbecue ou d'autres spécialités. Gardez à l’esprit le coût des types de nourriture que les équipes devront préparer avant de prendre cette décision. Les côtes levées, par exemple, peuvent être assez coûteuses à préparer et à servir pour les équipes.
Sélectionnez un lieu
Trouvez un lieu adapté à votre événement. Parce que de nombreux cuisiniers de barbecue aiment perfectionner leurs recettes sur des grills et des fumoirs extérieurs, recherchez un parc, un stade sportif ou tout autre endroit extérieur. Alternativement, recherchez un endroit où la nourriture peut être préparée à l’extérieur et ramenée à l’intérieur pour être servie. Étant donné que le barbecue peut être assez salissant, choisissez un endroit décontracté où vous pouvez créer une ambiance appropriée pour un événement culinaire à la maison.
Soliciter des parrainages
Une fois que vous savez quand et où aura lieu votre événement et que vous avez un thème, vous pouvez commencer à solliciter des parrainages d'entreprises et de particuliers. Rassemblez une variété de packages de parrainage comprenant un package de titre et des options plus petites. Assurez-vous d'inclure des publicités et des mentions publicitaires pour les sponsors ainsi que des blocs de billets pour assister à l'événement. Incluez la participation de l'équipe dans certains des packages de parrainage.
Recruter des équipes
Faites savoir que vous recherchez les meilleurs cuisiniers de barbecue de la région pour montrer leurs compétences tout en concourant pour des prix et le droit de se vanter. Fixez les prix de participation des équipes à un montant raisonnable puisque les équipes devront également acheter de la nourriture à préparer et à servir. Incluez un certain nombre de billets pour l'événement dans les forfaits d'inscription des équipes.
Gestion des opérations
Il existe de nombreuses tâches de gestion des opérations associées à la réalisation de ce type d'événement. Par exemple, vous devrez vous conformer à toutes les réglementations applicables en matière de services de restauration et de taxes de vente, négocier les contrats d'installation et de location et superviser la configuration de l'aménagement des événements. Vous devrez également recruter des juges, établir des règles, établir des politiques et procédures de jugement et obtenir des prix.
Attirer les participants
La commercialisation de votre barbecue auprès des participants est essentielle au succès de l'événement. Vous devrez envoyer des communiqués de presse aux médias locaux et planifier des apparitions dans les médias, créer un site Web d'événement ou consacrer une page du site Web de votre organisation à l'événement et en faire la promotion via les réseaux sociaux appropriés. Vous souhaiterez peut-être également distribuer des affiches et des dépliants dans toute la communauté.
Commencez à planifier votre préparation au barbecue
Êtes-vous prêt à faire le travail acharné qu'il faut pour organiser une collecte de fonds au barbecue ? Si tel est le cas, il est temps de se mettre au travail. N'oubliez pas d'évaluer attentivement les résultats une fois l'événement terminé afin que vous puissiez apprendre de vos premières expériences afin que l'événement de l'année prochaine soit encore meilleur !
