Lorsqu'un nouvel employé commence à travailler, c'est une bonne idée d'envoyer un e-mail de présentation aux membres de son équipe et aux autres employés. De cette façon, ils sauront qu'ils ont un nouveau collègue, que cette personne soit sur place avec eux, dans un autre endroit ou qu'elle travaille à distance. Cela permet de garantir que les nouveaux employés commencent immédiatement à se sentir comme faisant partie du groupe, tout en informant les autres des changements intervenus dans l'équipe. Il est également conseillé d'envoyer un e-mail de présentation aux clients si le nouvel employé travaillera directement avec eux.
E-mail de présentation des nouveaux employés aux collègues
Le superviseur direct d'un nouvel employé est généralement la personne qui envoie un e-mail de présentation aux personnes qui travailleront directement avec l'individu. Ce type de message pourrait également être envoyé par le directeur général, le chef des opérations ou le responsable des ressources humaines. Utilisez un langage dans ce sens pour faire savoir aux employés qu'ils ont un nouveau collègue.
- Ligne d'objet:Bienvenue au nouveau membre de l'équipe [Insérer le prénom et le nom]
- Body: Équipe, Veuillez vous joindre à moi pour souhaiter la bienvenue à [Insérer le prénom et le nom] dans notre équipe. [Insérer le prénom] nous vient de [insérer des informations sur les antécédents de la personne, comme l'endroit où elle a travaillé auparavant, quelque chose d'intéressant sur son parcours professionnel et/ou l'endroit où elle a fait ses études]. [Insérer le prénom] travaillera comme [insérer le titre du poste] et sera affecté au [projet]. Notre formidable équipe sera encore plus forte maintenant que [insérer le prénom] nous rejoint. J'ai hâte que nous accomplissions tous de grandes choses ensemble.
Ce message doit être envoyé soit la veille du début du nouvel employé, soit le premier jour de son embauche. S'il est envoyé le premier jour d'embauche, copiez le nouvel employé sur le message.
Annonce amusante d'un nouvel employé aux collègues
Si vous préférez adopter une approche plus amusante pour présenter les nouveaux membres de l'équipe à vos collègues, vous pouvez toujours en faire un petit jeu. Pensez à inclure un brise-glace comme les deux vérités et un jeu de team building sur le mensonge. Cette approche va au-delà d'une simple introduction et engage les membres de l'équipe dans une interaction avec le nouvel employé.
- Ligne d'objet:Devinez qui rejoint l'équipe ?
- Body: Équipe, c'est une excellente journée chez [insérer le nom de l'entreprise] ! Aujourd'hui, [Insérer le prénom et le nom] rejoint [insérer le nom spécifique de l'équipe], travaillant en tant que(n) [insérer le titre du poste].[Insérer le prénom] a [fournir des informations sur les antécédents de la personne, comme les années d'expérience, les qualifications, etc.]. [Prénom] aime également [inclure quelques faits amusants sur la personne, comme ses passe-temps ou ses divertissements préférés]. Maintenant que vous en savez un peu plus sur le nouveau membre de votre équipe, voyez si vous pouvez bien comprendre: quels faits sur [insérer le prénom] sont vrais et lesquels sont un mensonge ? Partagez ce que vous pensez ici: [Insérer un lien vers un sondage]. Restez à l'écoute! [Prénom] révélera la vérité demain !
Le lien du sondage doit être configuré afin que les employés puissent choisir parmi trois informations partagées par le nouvel employé, dont deux sont vraies, dont une ne l'est pas, et qui semblent toutes également probables ou improbables. Par exemple, les choix pourraient être des choses comme, j'ai détruit à moi seul un réseau d'usines à chiots, j'étais un zombie dans le premier épisode de The Walking Dead, j'ai vécu sur tous les continents, j'ai cultivé 250 plants de tomates l'été dernier, J'ai fait du camping en camping-car dans la région du Grand Manhattan, etc. Une fois que tout le monde a voté, le nouveau membre de l'équipe doit envoyer un e-mail de suivi avec la réponse et quelques phrases indiquant qu'il est heureux de rejoindre l'équipe.
Présentation des nouveaux employés aux clients
Lorsque le point de contact principal d'un client ou un autre membre clé de l'équipe qui est en contact direct avec le client change, il est important d'envoyer un e-mail d'introduction. Cela évitera au client d'être surpris par un changement de personnel et ouvrira la voie au succès de la nouvelle personne. L'exemple d'e-mail ci-dessous peut être utilisé pour un tout nouvel employé ou pour quelqu'un qui travaille dans votre entreprise depuis un certain temps, mais qui est nouveau pour le client.
- Ligne d'objet: Présentation de [Insérer le prénom et le nom], [Insérer le titre du poste]
- Body: [Nom du client], Comme toujours, merci pour votre confiance. Je vous contacte pour vous informer que [insérer le prénom et le nom] a été chargé de travailler directement avec vous. [Insérer le prénom] est un(e) [insérer le titre du poste] ici chez [insérer le nom de l'entreprise], et travaillera directement avec vous sur [insérer ce que la personne fera, comme remplir les commandes, fournir les prix, suivre une formation, fournir support client, etc.]. [Insérer le prénom] possède [inclure des informations générales, telles qu'une expérience pertinente, des informations d'identification, etc.]. Comme toujours, votre entière satisfaction est l'objectif de [insérer le prénom], comme c'est le cas de tout le monde chez [insérer le nom de l'entreprise]. [Insérer le prénom] vous contactera pour planifier une réunion au cours de la semaine prochaine. En attendant, n'hésitez pas à contacter [insérer le prénom] ou moi pour toute question ou besoin.
Ce type de message doit provenir de la personne qui supervise l'équipe qui travaille directement avec les clients, comme le directeur commercial ou le responsable du service client. Copiez l'employé qui a été affecté au compte du client afin que le client dispose de l'adresse e-mail de cette personne. Alternativement, vous souhaiterez peut-être envoyer une lettre d'introduction complète par courrier ordinaire ou sous forme de pièce jointe à un e-mail.
Préparer le terrain pour la réussite des nouveaux employés
Être proactif en présentant les membres de l'équipe aux collègues et/ou aux clients avec lesquels ils travailleront est un excellent moyen de préparer le terrain pour qu'ils réussissent. Cela devrait faire partie du processus à chaque nouvelle embauche, ainsi que lorsqu'une personne est nouvellement affectée à un rôle en contact direct avec le client.
