Le formulaire W-9 de l'Internal Revenue Service (IRS) est intitulé « Demande de numéro d'identification fiscale et de certification ». Ce document IRS est conçu pour collecter des informations fiscales de base auprès de certains contribuables, qui peuvent être des particuliers ou des entreprises.
Objectif du formulaire W-9
D'abord et avant tout, un W-9 fournit à une entreprise des informations de base sur les contribuables avec lesquels elle fait affaire. Cela leur permet de déclarer le montant payé au contribuable pour les services rendus à l'IRS. Les citoyens américains et les étrangers résidents, les sociétés, les fiducies et autres types d'entités commerciales qui n'ont pas d'impôts retenus sur leurs revenus doivent remplir un formulaire W-9, tandis que les étrangers non-résidents ou les particuliers étrangers devraient plutôt remplir le formulaire W-8.
Si un contribuable ne remplit pas et ne renvoie pas le formulaire W-9 ou fournit un numéro d'identification fiscale (NIF) incorrect ou incomplet, tous les fonds versés au contribuable peuvent faire l'objet d'une retenue de réserve. Dans cette situation, l’entreprise retiendrait 28 % des revenus dus au contribuable et enverrait la partie retenue à l’IRS. C'est ainsi que l'agence fédérale s'assure que les impôts appropriés sont payés, même si le contribuable n'est pas correctement identifié.
Quand les W-9 sont-ils requis ?
Une entreprise doit obtenir un W-9 de toute personne ou entreprise pour laquelle elle devra déposer une déclaration de renseignements auprès de l'IRS. Par exemple, une entreprise qui embauche un entrepreneur indépendant pour concevoir son nouveau site Web devra probablement déposer un formulaire 1099-MISC auprès de l'IRS pour indiquer combien elle a payé le concepteur de sites Web.
Afin de déposer un 1099-MISC complet, l'entreprise a besoin des informations d'identification de l'entrepreneur - nom, NIF, adresse, etc. L'entreprise devra collecter un formulaire W-9 auprès de l'entrepreneur pour obtenir ces informations. De même, les entreprises demandent souvent des formulaires W-9 aux fournisseurs d'entreprise afin qu'ils disposent des informations dont elles ont besoin pour déclarer leurs dépenses professionnelles, comme l'exige l'IRS.
Conservation des dossiers W-9
Comme pour la plupart des documents fiscaux, les entreprises doivent conserver des copies de tous les formulaires W-9 pendant au moins trois ans après le dépôt de la dernière déclaration de revenus pertinente (ou la date d'échéance de la déclaration, si elle est ultérieure). Dans l'exemple ci-dessus, si l'entreprise a signé un contrat avec le concepteur de sites Web en 2017 et qu'il a terminé son travail avant la fin de l'année, l'entreprise doit conserver son formulaire W-9 au moins jusqu'au 16 avril 2021 (en supposant que l'entreprise ait déposé son formulaire W-9 pour 2017). déclaration de revenus du 15 avril 2018).
Comment remplir un formulaire W-9
Le W-9 actuel est assez court et relativement simple. Il se compose de trois parties principales: les informations personnelles, le NIF et la certification.
Section d'informations personnelles pour les particuliers
À la ligne 1, les contribuables individuels doivent indiquer leur nom tel qu'il apparaît sur leur déclaration de revenus. Même s'il s'agit techniquement d'une entité commerciale, les propriétaires individuels doivent inscrire leur propre nom légal dans cette section.
Les propriétaires individuels répètent leur nom dans la deuxième ligne, qui appelle le « Nom de l'entreprise ou le nom de l'entité ignorée ». Ici, ils placent leur nom complet et les lettres DBA, qui signifie « faire des affaires en tant que », suivis du nom fictif de l'entreprise, le cas échéant. Par exemple, si John Smith était propriétaire unique de Speedy Plumbing, il remplirait la première ligne sous le nom de John Smith et la deuxième ligne sous le nom de John Smith DBA Speedy Plumbing.
Ensuite, le contribuable coche la case « Particulier/Propriétaire unique », située sous les lignes de nom. Le contribuable doit également fournir son adresse postale aux lignes 5 et 6. Les renseignements sur le client peuvent être inclus sur le côté droit du formulaire dans cette zone, mais ne sont pas obligatoires.
Section de renseignements personnels pour les entreprises
Les entreprises ou autres entités doivent inscrire leur dénomination sociale (exactement telle qu'elle apparaît sur leur déclaration de revenus) à la ligne 1. Si l'entreprise a également un nom commercial ou un DBA, cela passe à la ligne 2.
Ensuite, le contribuable coche la case indiquant comment l'entité commerciale est classée en termes de structure juridique. Vous devrez préciser si l'entité est une société C, une société S, une société en nom collectif, une société à responsabilité limitée (LLC), etc.
Si l'entreprise est une SARL à membre unique, cochez la case « Particulier/Propriétaire unique » plutôt que la case « LLC ». Les SARL qui ont choisi une forme alternative d'imposition (par exemple, une SARL qui a choisi d'être imposée en tant que société S) saisiront le code de classification fiscale dans l'espace à côté de la case LLC, comme indiqué dans le formulaire.
L'adresse postale principale de l'entité doit être fournie aux lignes 5 et 6. L'adresse du client peut également être ajoutée dans l'espace à droite de la section adresse postale, mais ce n'est pas obligatoire.
Exemptions
La plupart des contribuables laisseront les espaces de la ligne 4 vides. Le premier espace de la ligne 4 indique que le contribuable est exonéré de la retenue à la source. Les particuliers et les entrepreneurs individuels ne seront presque jamais exonérés de la retenue à la source, mais dans certaines situations, les sociétés en sont exemptées. Les codes et circonstances du bénéficiaire sont répertoriés sur la troisième page du W-9. si vous remplissez l'une de ces conditions, vous placerez le numéro de code approprié dans le premier espace de la ligne 4.
La section FATCA de la ligne 4 ne s'applique que si vous soumettez le W-9 à une institution financière étrangère et que vous êtes exonéré de la déclaration FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act). Dans cette situation, examinez la liste des codes et des raisons sur la troisième page du formulaire W-9 pour voir si vous êtes admissible, et placez la lettre de code appropriée dans l'espace FATCA à la ligne 4. En cas de doute, demandez à l'institution financière qui demande le formulaire si vous devez ou non remplir cet espace.
Informations sur le numéro de compte
La dernière ligne de la section des informations personnelles fait référence aux « numéros de compte ». Ici, le contribuable répertorie tous les comptes qu'il a auprès de l'IRS pour rembourser des impôts ou des paiements anticipés pour les obligations fiscales anticipées. Ces informations sont facultatives et doivent généralement rester vides.
Numéro d'identification fiscale (NIF)
La section NIF doit être remplie, que le contribuable soit une personne physique, un propriétaire unique ou une entité commerciale.
- Les particuliers placent leur numéro de sécurité sociale sur le côté droit du formulaire, dans les espaces prévus à cet effet.
- Les propriétaires individuels et les SARL à membre unique peuvent utiliser soit leur numéro de sécurité sociale, soit leur numéro d'identification d'employeur (EIN), bien que l'IRS préfère les numéros de sécurité sociale.
- Même si une personne spécifique est responsable de l'entité, d'autres types d'entités commerciales placent leur EIN dans les espaces prévus.
Section Certification
Dans cette section, le contribuable signe le formulaire et atteste que les informations qu'il contient sont véridiques. Le fait de ne pas fournir ou de produire sciemment de fausses informations expose le contribuable à des pénalités.
Conformité W-9
Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou une entreprise fournissant des services à un client ou si vous êtes une entreprise qui embauche des particuliers ou des entités commerciales pour fournir des services, les formulaires W-9 sont essentiels à la conformité fiscale. Demandez l’avis d’un fiscaliste qualifié si vous êtes dans une situation particulière ou si vous ne savez pas si vous devez remplir ou demander ce formulaire.
