Chaque situation de fermeture d'entreprise comporte des détails différents. Le type d’entreprise dictera les actions que vous, vos clients ou fournisseurs devrez entreprendre avant la fermeture définitive de l’entreprise. Pour développer une lettre personnalisée répondant à vos besoins, commencez par un exemple de lettre et adaptez le libellé pour refléter les détails de votre situation particulière.
Modèles de lettres de clôture d'entreprise
Si vous gérez le processus de fermeture d'une entreprise, il peut être approprié que vous envoyiez des lettres à vos clients et fournisseurs. Des exemples de lettres destinées à ces publics sont fournis ici. Vous pouvez accéder à chaque modèle en cliquant sur l'image correspondante. Chaque modèle est un document PDF personnalisable qui peut être enregistré et imprimé selon vos besoins. Consultez ce guide des imprimables pour obtenir de l'aide pour travailler avec les documents.
Notification client
Ce modèle est conçu pour être envoyé aux clients pour leur faire savoir qu'une entreprise ferme ses portes. Il est particulièrement important d'envoyer ce type de lettre si les clients doivent récupérer des articles chez vous ou prendre d'autres mesures avant que l'entreprise ne cesse ses activités.
Notification du fournisseur
Utilisez cette lettre pour informer les fournisseurs que votre organisation cessera ses activités, en veillant à fournir un préavis suffisant pour permettre la facturation finale, le paiement et la résolution de tout problème en suspens.
Raisons d'écrire une lettre de clôture d'entreprise
Une fois que vous avez pris la décision de fermer votre entreprise, il n'est pas conseillé de simplement accrocher une pancarte « fermé » à votre porte. Il est préférable d'annoncer la clôture à vos clients et fournisseurs par une lettre officielle. Ils ont joué un rôle clé dans vos activités commerciales en achetant vos produits et services et, dans le cas des fournisseurs, en vous fournissant des produits et services qui ont joué un rôle déterminant dans votre entreprise. Comme l'un de vos derniers actes de service client, vous devrez les avertir à l'avance que votre entreprise ne sera plus disponible.
La lettre de clôture d'entreprise est un excellent moyen de mettre un terme professionnel à votre relation commerciale actuelle et d'expliquer toutes les actions qui doivent être prises par vos clients et fournisseurs. L'envoi de ce type de lettre témoigne d'un effort de bonne foi pour communiquer et accommoder ceux avec qui votre organisation a fait affaire. Cela peut également contribuer à garantir que toutes les questions sont traitées avant la clôture, ce qui peut contribuer à prévenir d'éventuels problèmes juridiques survenant plus tard.
Délai de notification de fermeture
Il n'y a pas de règle absolue quant au moment où vous devez poster une lettre de fermeture d'entreprise. La date réelle du courrier dépendra de plusieurs facteurs.
Clients
Vous voulez que vos clients spéciaux soient informés de la fermeture de votre entreprise par vous, et non par des rumeurs ou par la découverte d'une porte fermée sans préavis. Le fait d'être informé renforce auprès de vos clients que vous pensez qu'ils sont spéciaux et leur donne la possibilité d'effectuer toutes les transactions commerciales finales nécessaires avec vous.
En général, envisagez d'envoyer une lettre de notification de clôture ou d'inclure une copie de la lettre dans votre facture mensuelle au moins 30 jours avant la date de fermeture. Une entreprise de services telle qu’un pressing ou un atelier de réparation devra laisser aux clients suffisamment de temps pour venir récupérer leurs affaires. Une entreprise de vente au détail voudra probablement consacrer beaucoup de temps à une vente afin de réduire ses stocks, la lettre de fermeture de l'entreprise étant publiée avant le début de la vente.
Fournisseurs
Il est généralement préférable d'informer les fournisseurs de votre intention de fermer au moins 60 jours avant la date finale de votre opération. Cela laissera suffisamment de temps pour régler et clôturer les comptes.
Considération particulière pour les projets futurs
Si vous vendez une entreprise et envisagez d'ouvrir une nouvelle entreprise connexe immédiatement après, vous souhaiterez peut-être minimiser le temps entre les deux. Par exemple, vous pouvez décider de retarder l'envoi de la lettre de fermeture d'entreprise juste avant la date de fermeture si vous vendez votre franchise d'entretien ménager et ouvrez votre propre service d'entretien ménager.
Que communiquer dans votre lettre
Les principaux objectifs d'une lettre de fermeture d'entreprise sont d'exprimer clairement les détails de la fermeture d'entreprise et de remercier sincèrement le lecteur pour son entreprise ou son service. Ces lettres n'ont pas besoin d'être longues pour être efficaces. La lettre doit:
- Dites au lecteur la date de fermeture de l'entreprise
- Informez le lecteur de tout ce qu'il doit faire (comme aller chercher son pressing, payer sa facture impayée ou venir pour une vente de cessation d'activité)
- Dites au lecteur où diriger ses questions
- Remerciez le client ou le fournisseur pour son travail
Il n'est pas nécessaire que la lettre indique la raison de la fermeture de l'entreprise. Si la raison est une bonne nouvelle, comme le départ à la retraite du propriétaire, vous pouvez décider d’inclure la raison dans la lettre. Sinon, il est généralement préférable de concentrer la lettre sur des sujets importants pour le lecteur, comme ce qu'il doit faire et quand.
Maintenir la relation
Il est toujours préférable de quitter une relation commerciale sur une note positive. Même si vous ne prévoyez plus jamais revoir ou travailler avec une personne, il est préférable d'être utile, positif et sincère dans les lettres de fermeture d'entreprise. Votre professionnalisme facilitera la fermeture de l'entreprise et pourrait vous donner une longueur d'avance si vos futurs plans d'affaires vous amènent à travailler avec ces mêmes personnes à l'avenir.
