Devez-vous rédiger une lettre de demande de paiement ? Bien qu’il soit désagréable de contacter des clients et de leur demander de payer des factures en souffrance, c’est quelque chose que les personnes qui possèdent et gèrent une entreprise doivent certainement faire de temps en temps. Pour utiliser le modèle de lettre fourni ici, cliquez simplement sur l'image ci-dessous. Le document s'ouvrira sous forme de fichier PDF que vous pourrez ensuite modifier, enregistrer et imprimer selon vos besoins. Utilisez ce guide des imprimables Adobe si vous avez besoin d'aide pour utiliser ce document.
Lettre de demande de paiement du montant du solde
Utilisez ce modèle si vous devez rédiger une lettre de demande de paiement du solde impayé.
Lettre de demande de paiement anticipé à un client
Utilisez ce modèle dans une situation où un client a conclu un contrat avec vous pour fournir des produits ou des services pour lesquels un paiement anticipé est requis.
Lettre de demande de libération de paiement
Utilisez ce modèle de lettre comme point de départ pour demander la libération d'un paiement retenu en dépôt en attendant la finalisation d'une transaction.
Conseils de rédaction pour une lettre de demande de paiement
Bien que vous deviez ajuster les informations du modèle en fonction de votre situation, il est important d'utiliser un ton approprié et de vous assurer que le document est formaté de manière professionnelle.
Utilisez un ton approprié
Lorsque vous envoyez une lettre à un client ou à un client demandant un paiement, il est essentiel de communiquer votre point de vue aussi clairement que possible tout en conservant un ton positif et professionnel. N'envoyez pas une première ou une deuxième demande si négative que le client se sent attaqué. Si le ton est trop dur, le client peut penser qu’il ne sert à rien d’essayer de poursuivre une relation avec votre entreprise. Lorsque cela se produit, il y a un risque que le client choisisse de ne pas payer la facture, car il ne se soucie pas de préserver la relation.
Utiliser un formatage professionnel
Utilisez du papier à en-tête de l'entreprise et un format de lettre commerciale standard si vous envoyez une lettre de demande de paiement par courrier ou par fax. Selon les procédures de correspondance de votre entreprise, il peut également être acceptable que vous transmettiez la lettre par courrier électronique. Si tel est le cas, il est préférable d'inclure la lettre dans le corps du message électronique plutôt que sous forme de pièce jointe. Il n'est pas nécessaire de créer un modèle de papier à en-tête pour un message électronique, mais vous devez clôturer la communication avec la signature électronique officielle de votre entreprise.
Suivi
Si vous envoyez une lettre de demande de paiement pour un compte en souffrance et que vous n'avez pas de réponse du destinataire dans les 30 jours, envisagez de passer un appel téléphonique de suivi. Comme pour la lettre, il convient de conserver un ton positif. Essayez de parler directement à la personne responsable du paiement de la facture et confirmez la réception de la lettre. Si vous êtes en mesure de parler avec la partie responsable, proposez de traiter le paiement par carte de crédit par téléphone ou en ligne. Sinon, demandez quand vous pouvez vous attendre à recevoir le paiement. Notez la date et envoyez une lettre de paiement en retard.
Actions supplémentaires pour la collecte
Si le paiement n'est pas reçu comme convenu, vous devrez faire passer le compte à l'étape suivante de la procédure de gestion des comptes en souffrance de votre entreprise. Si la facture reste impayée pendant une période prolongée, le ton des futures lettres de recouvrement devra être plus ferme, voire éventuellement confié à une agence de recouvrement si nécessaire. Bien qu'il existe certainement des circonstances dans lesquelles des mesures finales de recouvrement doivent être prises, il n'est pas conseillé de le faire avant d'avoir épuisé toutes les voies possibles pour résoudre le retard de paiement à l'amiable. Jusqu'à ce que vous soyez réellement prêt à envoyer le compte en recouvrement ou à intenter une action en justice, ne mentionnez pas de telles actions dans la correspondance de demande de paiement avec des personnes ou des entreprises dont les comptes sont en souffrance.
