Planifier un événement pour votre organisation est stressant et prend beaucoup de temps. Être bien organisé peut aider à réduire le stress et à gagner du temps. Un aspect important à considérer lors de la planification est l’invitation. L'invitation informera les gens de l'événement à venir et leur demandera d'y assister. C'est souvent la première fois qu'ils entendent parler de l'événement, il est donc important de couvrir tous les détails dans l'invitation.
Éléments d'invitation de base
Les éléments de base à inclure dans l'invitation sont:
- Organisation hébergeant l'événement
- Date
- Heure
- Lieu
- Coordonnées RSVP
- Prix pour assister à l'événement
Il est également important d'envoyer l'invitation à temps. Cela signifie au moins six à huit semaines avant l'événement. Cela donne aux invités le temps de réagir et de planifier en conséquence.
Rédiger des invitations pour une collecte de fonds
Choisir la bonne formulation peut donner le ton à votre collecte de fonds et informer les invités de la formalité de l'événement et de ce à quoi ils doivent s'attendre.
Consignes d'invitation
Quelques lignes directrices à prendre en compte lors de la rédaction de l'invitation:
- Assurez-vous d'indiquer clairement qui bénéficiera de l'événement.
- Incluez des détails sur l'événement, comme si le dîner sera servi ou s'il doit y avoir un bar payant.
- N'oubliez pas de mentionner la formalité de l'événement. Si l'événement est une affaire formelle, mentionnez qu'il s'agit d'une cravate noire afin que les invités connaissent le code vestimentaire.
- Donnez toujours vos coordonnées au cas où les invités auraient des questions.
- Si l'événement se déroule dans un lieu inconnu, pensez à inclure des instructions dans l'invitation.
Autres considérations
D'autres éléments à prendre en compte lors de la rédaction d'une invitation sont:
- Thème:Choisissez un thème et intégrez-le à l'invitation. Par exemple, si l'événement est une sortie de golf, utilisez un thème de golf pour l'invitation.
- RSVP: Incluez toujours une carte-réponse que les invités pourront renvoyer. La carte doit comporter un emplacement pour écrire le nom du client ainsi que tout mode de paiement si nécessaire.
- Soyez unique: S'il y a quelque chose d'unique à votre événement, indiquez-le dans l'invitation pour attirer les invités. Par exemple, on peut mentionner une vente aux enchères silencieuse ou en direct ou s'il y a un divertissement spécial.
Exemple de texte d'invitation
Il existe d'innombrables façons de rédiger une invitation à une collecte de fonds. Vous pouvez utiliser les exemples suivants comme guide pour rédiger votre propre invitation:
Échantillon 1
Déjeuner du chapeau annuel
Rejoignez-nous pour un déjeuner l'après-midi
À l'emplacement
À la date et à l'heure
Le déjeuner sera servi à 13h00. avec vin offert
Des prix seront décernés au meilleur chapeau
Voiturier
Un don de 50 $ profitera à l'organisation
Échantillon 2
Vous êtes invité àNom de l'événement
Date
Emplacement
18h00 Cocktails et hors-d'œuvre
Bar payant
19h30 dîner
Enchères silencieuses et en direct
La cravate noire est appréciée
Bénéfice ABC
Incitez les invités à assister à votre événement
N'oubliez pas que l'invitation est souvent la première chose que les invités verront pour les alerter de votre événement. Assurez-vous de prendre le temps de choisir soigneusement l'invitation et de la formuler d'une manière claire qui donne aux invités des détails sur ce à quoi s'attendre. Lorsque vous créez des invitations pour une collecte de fonds, gardez toujours à l’esprit le ton que vous souhaitez donner à votre événement et reflétez-le dans votre formulation. Soyez aussi créatif que vous le souhaitez pour inciter les invités à assister à votre événement de collecte de fonds et à soutenir votre cause.
