Lorsqu'un employé vous annonce sa démission, il peut être difficile de savoir quoi dire. Les managers sont souvent surpris lorsqu'un employé démissionne. Il est donc important qu'ils soient prêts à réagir de manière appropriée lorsqu'un employé remet une lettre de démission ou déclare qu'il quitte son emploi.
Que dire lorsqu'un employé démissionne
Il n'y a pas qu'une seule bonne façon de réagir lorsque quelqu'un quitte son emploi. À bien des égards, ce que vous devez dire variera en fonction des spécificités de la situation et des politiques et procédures de votre entreprise. Quoi qu’il en soit, il est important de réagir de manière civile et professionnelle.
Options de réponse initiale
Lorsqu'un employé vous annonce qu'il démissionne, soyez prêt à répondre immédiatement à sa déclaration, de manière calme et cool. Des exemples de réponses initiales appropriées sont:
- Je suis désolé d'entendre ça.
- Merci de me l'avoir fait savoir.
- Je suis surpris d'apprendre que tu pars.
Ne dites rien qui pourrait être interprété comme négatif, jugement ou désobligeant. Évitez de réagir d'une manière qui pourrait indiquer que vous prenez personnellement la décision de la personne d'arrêter.
Demande d'avis écrit
La plupart des entreprises exigent une lettre de démission écrite. Si l'employé n'a pas de lettre, demandez-en une après votre déclaration initiale. Il est préférable d'obtenir un préavis écrit au moment où l'employé vous annonce son départ. Il peut être écrit à la main, envoyé par courrier électronique ou rapidement tapé et imprimé. Une lettre de démission doit simplement contenir la date, une déclaration indiquant que l'employé choisit de démissionner et ce que l'individu s'attend à ce que soit son dernier jour de travail.
Pour demander une lettre écrite de démission, vous pouvez dire:
- Je suis content que vous me l'ayez dit, même si la politique de l'entreprise exige une lettre de démission écrite. En avez-vous un de préparé ?
- Si vous n'avez pas de lettre de démission, rédigeons-en une dès maintenant. Voici un bloc-notes que vous pouvez utiliser.
- HR vous demandera une copie de votre lettre de démission. Je vois que tu as ton téléphone avec toi. Voulez-vous récupérer votre e-mail et simplement taper une note rapide confirmant notre conversation et me l'envoyer ?
Soyez prêt à répondre aux questions, notamment sur le délai de préavis auquel l'entreprise s'attend en cas de démission d'un employé. Consultez le manuel de l'employé de l'entreprise pour une réponse définitive si vous n'êtes pas sûr.
Accepter la démission
À moins qu'il n'y ait un contrat en place qui interdirait à l'employé de démissionner, faites-lui savoir que vous acceptez sa démission. Dites-leur que vous ou un représentant des ressources humaines vous contacterez pour finaliser les détails de leur départ de l'organisation une fois que vous aurez suivi les voies appropriées.
Questions de suivi
Vous voudrez peut-être poser quelques questions pour essayer de comprendre pourquoi la personne a décidé de partir. Voici des exemples de questions appropriées:
- Seriez-vous prêt à partager ce qui vous a poussé à démissionner ?
- Quelque chose de spécifique s'est produit qui vous a poussé à décider de partir ?
- Pourriez-vous partager ce que vous comptez faire ensuite une fois votre séjour ici terminé ?
Ne poussez pas l'employé à obtenir des réponses. Un employé n’est pas obligé de dire à son employeur pourquoi il démissionne ou ce qu’il envisage de faire ensuite. Ne posez pas trop de questions non plus. Si un employé semble réticent à partager, laissez-le tranquille. Il y a de fortes chances qu'un membre de l'équipe RH pose des questions similaires lors de l'entretien de départ de la personne.
Je leur souhaite bonne chance
Clôturez poliment la conversation en exprimant votre appréciation et en leur souhaitant bonne chance. Par exemple:
- Merci pour votre travail acharné pendant tout le temps que vous êtes ici. Meilleurs vœux de succès continu.
- Merci de me l'avoir fait savoir personnellement. J'apprécie votre considération et vous souhaite bonne chance.
- Vous allez nous manquer. Meilleurs vœux de réussite dans le cheminement de carrière que vous poursuivez.
Aller de l'avant au-delà d'une démission d'employé
Une fois la démission d'un employé acceptée, il sera temps de se concentrer sur la transition. Impliquez le personnel approprié pour gérer les documents et les procédures de licenciement, y compris les ressources humaines et l'équipe informatique. La recherche d'un remplaçant devra commencer et les autres employés devront être informés. Faire face à la démission d’un bon employé n’est pas quelque chose qu’un manager souhaite affronter. Être prêt à faire face à cette éventualité vous permettra de traiter la démission d'un employé avec professionnalisme et grâce.
