Maintenir une communication efficace avec les bénévoles est essentiel au succès de toute organisation à but non lucratif. Pour que les bénévoles restent énergiques et engagés dans leur travail, il est important de leur faire savoir quels sont les besoins de l'organisation, d'exprimer leur appréciation pour leurs efforts et de s'assurer qu'ils comprennent à quel point leurs contributions sont vitales. Une communication efficace est un élément crucial pour établir des relations durables avec les bénévoles.
Ajoutez une section de bénévoles à votre site Web
L'ajout d'une section spécifique aux bénévoles à votre site Web est un excellent moyen de communiquer avec vos bénévoles actuels et d'en attirer de nouveaux. En créant et en maintenant un centre de communication des bénévoles sur le site Web de votre groupe, vous permettrez aux bénévoles de se tenir facilement au courant de ce qui se passe au sein de l'organisation. Assurez-vous de présenter des photos ou des vidéos montrant des bénévoles en action (avec leur permission). Vous pouvez également publier des éléments tels que des opportunités de bénévolat, des réunions de comité à venir et d'autres informations intéressant les bénévoles. En fonction du niveau de sophistication de votre site Web, vous pourrez peut-être offrir aux bénévoles un moyen de télécharger des documents, de suivre leurs heures de service ou de consulter du matériel de formation.
Apprenez à connaître les bénévoles via une enquête
Un sondage est un outil de communication utile pour apprendre à connaître les bénévoles et découvrir comment ils aimeraient s'impliquer dans votre organisation. Pensez à rendre une enquête disponible via la section bénévoles de votre site Web, ou incluez-la dans un modèle de courrier électronique destiné aux nouveaux bénévoles. Il ne devrait contenir que quelques questions qui vous permettront d'avoir une idée des types d'activités bénévoles auxquelles ils aimeraient participer et des compétences qu'ils possèdent. Demandez à quelqu'un d'examiner les résultats, puis contactez individuellement des informations sur les comités ou les projets qui correspondent à leurs intérêts. Mettez ces informations dans une base de données de bénévoles qui pourra être utilisée à l'avenir pour informer les gens lorsque de nouveaux projets seront disponibles.
Connectez-vous avec les bénévoles via les réseaux sociaux
Tirez parti de la présence de votre organisation sur les réseaux sociaux comme outil de communication pour interagir avec les bénévoles et d'autres groupes de parties prenantes. Encouragez les bénévoles à suivre les pages de médias sociaux de l'organisation et à leur rendre la pareille, par exemple en les suivant sur Twitter ou Instagram. Publiez des photos et des légendes qui mettent en valeur les contributions des bénévoles de votre groupe, ainsi que des liens vers la couverture médiatique du groupe. Encouragez les bénévoles à interagir en commentant et/ou en partageant les publications de l'organisation. Favorisez l'engagement des bénévoles dans les efforts de communication globaux de l'organisation en mettant en place un comité des médias sociaux pour coordonner ou aider à la publication sur les réseaux sociaux.
Publier un bulletin d'information pour les bénévoles
De nombreuses organisations à but non lucratif envoient une newsletter aux bénévoles, ainsi qu'aux donateurs, aux agences de financement, aux sources de référence des consommateurs et à d'autres groupes sur une base mensuelle ou trimestrielle. La distribution d'un bulletin d'information est un excellent moyen d'informer les parties intéressées des réalisations récentes, des projets en cours et des objectifs futurs du groupe caritatif. Il constitue également un excellent moyen de reconnaître les contributions de bénévoles exceptionnels. Selon qui sont vos bénévoles et autres parties intéressées, vous devrez peut-être imprimer et poster un bulletin d'information, ou vous pourriez être mieux servi par un bulletin d'information électronique. Pensez à inviter les parties prenantes à s'abonner à leur option de livraison préférée.
Maintenir un contact personnel individuel
Quand il s'agit d'établir des relations avec des bénévoles, rien ne remplace l'établissement de contacts personnels avec les personnes qui donnent généreusement de leur temps et de leurs talents à votre organisation. Il est conseillé de planifier périodiquement des rencontres en personne avec les bénévoles qui occupent des postes de président ou qui jouent d'autres rôles clés permettant à votre groupe caritatif d'accomplir sa mission. Appeler périodiquement des bénévoles pour s'enregistrer peut être un moyen efficace de maintenir un contact individualisé sans avoir à leur demander de réserver du temps pour une discussion formelle en personne ou une vidéoconférence. Le directeur général pourrait également organiser des heures de discussion au cours desquelles les bénévoles sont encouragés à passer ou à appeler pour une connexion personnelle.
Connectez-vous via les réunions de comité
Les réunions de comités de bénévoles peuvent être essentielles à la réussite de tous types de projets. Lorsqu'un nouveau projet démarre, il est conseillé d'organiser une réunion avec les personnes intéressées par le bénévolat afin qu'elles aient l'occasion d'en savoir plus sur les types de rôles disponibles et le type d'engagement de temps que chacun peut nécessiter. Une fois qu'un comité est formé, que ce soit pour un projet spécial ou pour un groupe de travail en cours, des réunions régulières restent importantes pour gérer le processus et maintenir une communication efficace avec les bénévoles. Il est préférable d'établir un calendrier fixe pour les réunions, comme le troisième mardi de chaque mois, afin que les bénévoles puissent planifier à l'avance.
Demandez aux bénévoles de partager leurs commentaires
La communication doit circuler dans les deux sens. Il est tout aussi important d'encourager les bénévoles à partager leurs réflexions et leurs idées avec l'organisation et ses dirigeants que de s'assurer que l'information circule jusqu'aux bénévoles. Il existe de nombreuses façons de permettre aux bénévoles de fournir facilement des commentaires ou de partager des suggestions. Si des bénévoles viennent régulièrement au bureau, créez une boîte à suggestions. Vous pouvez également créer une adresse e-mail feedback@ que les bénévoles peuvent utiliser à tout moment. C'est également une bonne idée de prendre l'habitude de réserver du temps pour que les gens puissent partager leurs commentaires et leurs suggestions sur l'ordre du jour des réunions. Vous souhaiterez peut-être même organiser périodiquement des groupes de discussion pour explorer et discuter des commentaires. Ce qui compte, c'est qu'il soit facile pour les bénévoles de donner leur avis.
Organisez des rassemblements sociaux pour les bénévoles
Offrez aux bénévoles la possibilité de communiquer les uns avec les autres via des rassemblements sociaux qui n'impliquent pas de demandes de don de temps ou d'argent. Envisagez d'organiser périodiquement une réunion réservée aux bénévoles dans votre bureau ou au domicile d'un membre du conseil d'administration ou d'un président de comité. Invitez tous ceux qui se sont portés volontaires dans un délai déterminé. Selon le budget de votre organisation, vous pouvez offrir des rafraîchissements ou il peut être préférable de planifier un repas-partage. La clé est de fournir un moyen aux personnes qui partagent un intérêt pour votre organisation d’apprendre à se connaître et de commencer à nouer des liens. Après tout, vos bénévoles seront beaucoup plus susceptibles de rester engagés auprès de l'organisation si leurs amis sont également impliqués.
Reconnaître les efforts des bénévoles
Assurez-vous que les bénévoles sont reconnus pour le rôle important qu'ils envisagent pour permettre à votre organisation de remplir sa mission ou d'aider des causes importantes. Assurez-vous que les mentions publiques de l'organisation reconnaissent les bénévoles plutôt que de trop se concentrer sur le directeur général ou d'autres membres du personnel. Par exemple, lorsque vous recherchez de la publicité pour l'organisation, demandez aux membres des médias ou aux blogueurs d'interroger les présidents de comités ou les membres du conseil d'administration en plus des employés. Lorsque vous publiez des photos des activités de l'organisation, choisissez des images mettant en vedette des bénévoles. Lorsque vous faites la promotion d'événements de collecte de fonds spéciaux, pensez à inscrire les noms des membres du comité sur l'annonce.
Exprimer formellement notre appréciation aux bénévoles
La reconnaissance est importante, mais l'appréciation l'est aussi. Assurez-vous de remercier les bénévoles, en personne et via des notes de remerciement formelles. Envisagez d'organiser un événement d'appréciation des bénévoles au moins une fois par an, comme un déjeuner réservé aux bénévoles ou un autre rassemblement comprenant un discours d'appréciation des bénévoles et des récompenses pour services. Fournissez des plaques ou d'autres récompenses aux bénévoles qui ont apporté une contribution particulièrement significative au groupe ou qui sont des sympathisants de longue date. Pensez aux récompenses d'années de service pour les étapes importantes, ainsi qu'aux certificats papier d'appréciation pour tous les bénévoles.
Utilisez une variété d'outils de communication avec les bénévoles
Toute organisation qui compte sur le service de bénévoles doit prendre des mesures pour engager et retenir ceux qui partagent leur temps et leurs talents et pour recruter de nouvelles personnes pour les aider. Rien ne remplace le maintien d’une communication efficace avec les bénévoles. L’utilisation d’une variété d’outils de communication vous aidera à constituer et à impliquer une solide équipe de bénévoles engagés envers votre organisation. Grâce à une communication bénévole efficace, vous serez en mesure de cultiver des relations solides avec des personnes susceptibles de rester engagées auprès de votre organisme de bienfaisance pendant de nombreuses années.
