Bien que toutes les conférences d'affaires incluent généralement une variété de conférenciers discutant de sujets d'intérêt pour les participants, les meilleurs événements intègrent une gamme de différents types d'activités. Assurez-vous que le prochain événement que vous planifiez est un succès en incluant des options qui plairont à tous les segments du public cible.
Conférenciers principaux
Les conférenciers principaux peuvent attirer beaucoup les participants à la conférence. Il s'agit généralement de présentations en séance générale, ce qui signifie qu'aucun autre orateur ne tient de séance en même temps. Les sujets vont généralement au-delà du tarif standard du développement professionnel, offrant une inspiration ou des idées uniques. Bien que les présentateurs principaux puissent être programmés à tout moment, ils sont souvent réservés pour la première et la dernière sessions d'une conférence.
En fonction de la taille et du budget de l'événement, certains groupes réservent des célébrités ou d'autres personnalités de haut niveau comme conférenciers principaux. Par exemple, Dan Rather était un conférencier principal pour HR Florida en 2016, et Malala Yousafzai prendra la parole à la conférence et exposition 2018 de la Society for Human Resource Management (SHRM). Les petites organisations réservent souvent des célébrités locales ou des conférenciers motivateurs pour ces sessions. Vous pouvez trouver des conférenciers principaux auprès d'organisations telles que la National Speakers Association ou Big Speak.
Séances en petits groupes
Les séances en petits groupes sont des programmes éducatifs organisés tout au long de la journée lors d'événements de conférences d'affaires. Plusieurs sessions sont programmées en même temps, pour permettre aux participants de choisir parmi une variété de sujets afin de pouvoir personnaliser leur emploi du temps dans une certaine mesure. Pensez à réserver des professionnels performants dans votre domaine, des consultants et formateurs de l'industrie, des représentants d'agences gouvernementales et d'autres experts pour des créneaux principaux. Pensez à lancer un appel à conférenciers sur le site Web de votre organisation pour encourager les personnes intéressées à contribuer à soumettre des propositions.
Lors de la planification des conférences en petits groupes, il est important de proposer une grande variété de sujets et de répartir les sujets afin que les gens soient susceptibles d'assister à des programmes qui correspondent à leurs intérêts. Par exemple, si vous avez deux conférenciers sur la comptabilité, planifiez-les à des heures différentes afin que les personnes les plus intéressées par la comptabilité aient la possibilité d'assister aux deux. Proposez simultanément des sujets très différents, tels que le marketing ou le service client, afin que les participants qui ne sont pas intéressés par la comptabilité aient également l'embarras du choix.
Séances de brainstorming
L'un des plus grands avantages de participer à des conférences est la possibilité de rencontrer et de communiquer avec des professionnels partageant les mêmes idées. Pensez à réserver du temps dans l’agenda pour des séances de brainstorming spécifiques à des sujets particuliers. Par exemple, vous pouvez bloquer quelques séances en petits groupes pour en faire des tables rondes sur des sujets d'actualité pertinents pour les participants. Alternativement, vous pouvez désigner des zones de sièges dans le hall de la salle qui seront réservées à des discussions d'intérêt spécial à différents moments de la journée. Les participants intéressés à en savoir plus sur ce que les autres pensent des sujets désignés apprécieront d'avoir l'opportunité de participer à quelque chose comme celui-ci.
Ventes au détail
Les conférences comportent souvent des magasins de vente au détail portables où les participants peuvent acheter des articles de marque proposés par l'association parrainante, tels que des t-shirts, des stylos, des portefeuilles et bien plus encore. Ces points de vente au détail proposent également généralement des livres écrits par des auteurs qui s'expriment lors de l'événement. Si votre groupe n'est pas en mesure d'investir dans une grande quantité d'inventaire, fournissez simplement quelques articles d'exposition que les participants peuvent commander lors de l'événement pour que vous les fassiez livrer directement à leur domicile ou à leur bureau. Ils apprécieront probablement de ne pas avoir à transporter ou à emballer des articles à emporter à la maison, vous constaterez donc peut-être que vous vendez encore plus de cette façon.
Dédicaces de livres
En parlant d'auteurs, c'est une bonne idée de programmer des dédicaces pour les conférenciers qui ont publié des livres pendant l'événement. Il est généralement préférable d'organiser la dédicace d'un auteur particulier immédiatement après le discours de l'individu, car les participants qui sont enthousiasmés par la présentation de l'individu peuvent se rendre directement à la séance de dédicace pour acheter un livre à signer. Cela peut aider votre groupe à augmenter les ventes de livres et rend également la perspective de prendre la parole lors de votre événement particulièrement attrayante pour les auteurs.
Salon professionnel
La plupart des conférences d'affaires comprennent une partie salon professionnel, qui implique de réserver un espace où les fournisseurs et les sponsors peuvent installer des stands pour exposer leurs produits et services en échange de frais. L'argent provenant des frais liés à la participation à un salon professionnel peut aider à couvrir les coûts d'organisation de l'événement dans son ensemble et également aider l'organisation de planification à générer des revenus pour soutenir ses opérations.
Pour certaines conférences, le salon reste ouvert tout le temps, tandis que pour d'autres, la section stand des exposants n'est disponible pour les participants que pendant les périodes où les sessions ne se déroulent pas. Chaque exposant se voit attribuer un espace de stand spécifique où il installe des présentoirs faisant la promotion de ses produits et services. Ils affectent des membres de l'équipe au personnel des stands et interagissent avec les participants. La plupart distribuent de la documentation sur les produits et offrent une sorte de cadeau (généralement des cadeaux d'affaires promotionnels ou des collations), et collectent les coordonnées des participants pour les utiliser à des fins de marketing à l'avenir.
Enchères silencieuses
Si votre conférence est une collecte de fonds majeure pour le groupe parrain ou une autre association, envisagez d'organiser un encan silencieux. Cela implique de collecter des objets donnés sur lesquels les participants peuvent enchérir pendant une période spécifiée au cours de la conférence. Une fois les enchères terminées, le plus offrant pour chaque article « gagne », ce qui signifie qu’il achètera l’article. Ceux qui s'engagent s'amusent à faire du shopping et à concourir, surtout s'ils font de bonnes affaires, et l'organisation bénéficie d'une source de revenus supplémentaire grâce à l'événement.
Alimentation: repas et collations
La nourriture est une partie importante de tout événement de conférence ! Il y a de fortes chances que vous deviez acheter des repas et des collations au centre des congrès, à l'hôtel ou dans tout autre lieu où se tiendra l'événement. Vous devez prévoir un petit-déjeuner léger le matin si l'événement commence tôt dans la journée, un déjeuner à l'assiette ou sous forme de buffet et des collations l'après-midi. Certains événements incluent également des repas du soir sur une ou plusieurs nuits, en particulier s'il y a une cérémonie de remise de prix ou une présentation spéciale en soirée.
Lors de la commande du menu, assurez-vous de disposer d'une grande variété d'options pour tenir compte des restrictions alimentaires particulières. Si vous proposez des buffets, assurez-vous qu'il existe des choix pour les personnes qui ne peuvent pas (ou choisissent de ne pas) manger des aliments comme le gluten, le sucre, le blé, les noix ou la viande. Il est également conseillé de proposer des options à ceux qui suivent un mode de vie végétalien. Si vous servez des repas à l'assiette, permettez aux participants d'opter pour des repas qui correspondent à leur façon de manger. Une façon d'y parvenir est d'inclure une section sur le formulaire d'inscription où les participants peuvent spécifier des restrictions alimentaires ou passer des commandes spéciales.
Réception de lancement
Envisagez d'organiser une réception de lancement le premier soir de la conférence, axée sur l'engagement des participants dans l'événement et la promotion des supporters (fournisseurs et sponsors). L’idée est d’organiser un événement amusant auquel les gens auront hâte d’assister et qui leur donnera l’occasion de socialiser avec les autres participants de manière structurée.
Ces réceptions ont souvent lieu sur le site du salon professionnel, offrant aux participants un premier aperçu des exposants dans un cadre détendu où de la nourriture et des boissons sont servies. Cela crée un avantage à valeur ajoutée pour les fournisseurs et les sponsors qui paient pour avoir des stands d'exposants, car ces réceptions attirent généralement beaucoup de participants à la conférence.
Vous pouvez probablement trouver un sponsor pour prendre en charge le coût de ce type d'événement en échange d'une contrepartie promotionnelle. Si vous comptez servir de l'alcool à la réception, pensez à donner à chaque participant un certain nombre de tickets de boissons afin qu'il puisse obtenir quelques boissons gratuitement. Cela aidera à contrôler les coûts et à minimiser également d’autres problèmes de responsabilité potentiels. Il ne devrait y avoir aucun frais pour la nourriture ou d'autres types de boissons.
Connexions sociales
C'est une bonne idée d'incorporer des moyens informels supplémentaires permettant aux participants de se connecter les uns aux autres et de socialiser de manière détendue. Par exemple, vous pouvez inclure un Tweetup qui permet aux gens de se connecter de manière amusante tout en améliorant la présence de l'événement sur les réseaux sociaux. Sélectionnez un hashtag officiel pour l'événement afin que les participants puissent partager leurs expériences en ligne.
C'est aussi une bonne idée de permettre aux participants de s'inscrire pour participer à des événements de groupe qu'ils paieraient eux-mêmes, comme des repas dans certains types de restaurants, avec des conférenciers ou des auteurs dont le travail est mis en avant lors de l'événement., ou pour voir les sites touristiques locaux. Ceci est particulièrement bénéfique pour les personnes qui ne participent pas avec d'autres personnes qu'ils connaissent, car cela leur permet de faire connaissance avec d'autres participants et de s'impliquer dans la région sans avoir à s'aventurer seuls.
Divertissement
Le divertissement peut être une fonctionnalité supplémentaire intéressante pour les grandes conférences, en particulier celles qui s'étendent sur plusieurs jours. Certaines conférences de plusieurs jours incluent des événements en dehors des heures normales comme des concerts, des spectacles de comédie ou des fêtes auxquelles les participants peuvent assister. L'entrée des participants doit être incluse dans les frais globaux d'inscription à l'événement, mais vous devriez probablement également leur permettre d'acheter des billets supplémentaires uniquement pour la ou les parties axées sur le divertissement. De cette façon, il est possible pour les voyageurs d'affaires qui amènent des amis ou des membres de leur famille d'inclure leurs compagnons de voyage pour ce type d'événements.
Groupes d'entraînement
Il peut être difficile de suivre votre routine d'entraînement lorsque vous êtes hors de la ville pour une conférence. Il peut être utile que les organisateurs de l'événement publient un calendrier des activités d'exercices de groupe organisées. Par exemple, vous pouvez demander à un membre du comité familier avec la région d'organiser des marches ou des courses quotidiennes, ou réserver un espace sur le site pour proposer des cours de fitness en groupe à ceux qui souhaitent y participer.
Prix de présence des participants
Les gens adorent gagner des choses, il peut donc être formidable de proposer aux participants des moyens de s'inscrire et de gagner des prix de présence pendant l'événement. Vous pouvez inclure des prix de présence fournis par l'organisation parrainante ainsi que des articles offerts par les fournisseurs. Par exemple, certains groupes peuvent attribuer un grand prix en espèces (financé par l'organisation ou un sponsor), ainsi que de plus petits prix offerts par les exposants du salon.
De nombreux groupes gèrent le processus d'attribution des prix de présence en fournissant aux participants des cartes de bingo sur lesquelles figure le nom de chaque sponsor ou des premiers vendeurs qui s'inscrivent et paient. Les participants doivent se rendre aux stands spécifiés pour obtenir des cachets ou des signatures uniques, puis les cartes complétées sont inscrites dans un dessin. Les cartes sont tirées à une heure prédéfinie (généralement à la fin de la journée), et des prix sont décernés aux participants présents.
Lors de certains événements, les vendeurs qui proposent des prix de présence les récompensent en récupérant les cartes de visite des participants ou en scannant les codes-barres de leurs badges.
Prix de présence des exposants
Certains groupes offrent également des prix de présence aux exposants afin d'impliquer davantage les individus et les entreprises qui fournissent un soutien financier à la conférence. Une option consiste à tirer au sort les noms d'un ou deux exposants qui recevront un espace de stand gratuit pour l'événement de l'année suivante. Vous pouvez également envisager de tirer au sort les noms des représentants des fournisseurs pour attribuer des prix amusants qu'ils apprécieront de recevoir. Ils l’apprécieront et cela pourrait les aider à inciter leurs employeurs à participer l’année prochaine !
Évaluations
Il est important d'obtenir les commentaires des participants de cette année, ainsi que des fournisseurs et des sponsors. Offrez à toutes les personnes impliquées un moyen de remplir un formulaire d’évaluation. Vous pouvez distribuer des évaluations papier lors de l'événement ou effectuer un suivi en envoyant un sondage dans quelques jours. Quelle que soit la manière dont vous demandez des commentaires, il est important que vous le fassiez ! Il est également important que vous écoutiez ! Publiez les résultats et tenez compte des commentaires que vous prendrez en compte lorsque vous commencerez à planifier l'événement de l'année prochaine.
Passez une excellente conférence
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste exhaustive de tous les types d'activités possibles qui pourraient être inclus dans une conférence, c'est un excellent point de départ. Passez en revue ces idées et encouragez les autres personnes impliquées dans la planification de votre prochain événement à faire de même. Utilisez ce que vous avez appris pour sélectionner certaines activités et comme point de départ pour réfléchir à d'autres idées qui pourraient contribuer à rendre votre événement encore plus attrayant pour votre public cible. Il existe de nombreuses conférences, il est donc important de prendre des mesures pour vous assurer que la vôtre offre de précieuses opportunités et ressources de développement professionnel, ainsi que du plaisir.
